Salesforce potrafi wróżyć z fusów

Dziś trochę o prognozowaniu. Zacznijmy od tego co to?

Według APICS Dictionary 16th Edition Prognozowanie to:

“Funkcja biznesowa, która próbuje przewidzieć sprzedaż i wykorzystanie produktów, aby można je było wcześniej kupić lub wyprodukować w odpowiednich ilościach.”

Innymi słowy, biznes wykorzystuje prognozy jako podstawę do podejmowania z wyprzedzeniem decyzji i akcji. A po co?

Oczywiście, żeby osiągać zamierzone wyniki, a ponieważ nikt nie ma nieograniczonych zasobów (a nawet gdyby miał) to trzeba nimi odpowiednio zarządzić z wyprzedzeniem – zdobyć i rozdysponować.

Prognozy mogą mieć duży wpływ na procesy zakupowe, produkcję, logistykę, finanse, sprzedaż, obsługę klienta oraz zatrudnienie. Chybiona prognoza może być dramatyczna w skutkach. Jeśli produkcja przewyższa popyt, ponosisz straty finansowe i być może zbankrutujesz. Jeśli zamówienia przewyższają podaż, sfrustrowani klienci mogą udać się do konkurencji.

Jednak prognozy są niepewne, a ta niepewność jest jednym z potencjalnych czynników wpływających na efekt Bullwhip – obserwację, że wahania popytu na poziomie detalicznym są zwykle powiększane w zamówieniach złożonych w dalszej części łańcucha dostaw.

Co to Bullwhip efekt?

Teraz trochę o podstawowych zasadach prognozowania

Prognozy są (prawie) zawsze błędne

Bez względu na to, jak zaawansowana jest technika statystyczna, bez względu na to, jak mądrzy i doświadczeni są eksperci, prognoza jest w najlepszym razie oszacowaniem tego, co może się wydarzyć w przyszłości – o ile nic niespodziewanego nas nie zaskoczy.

Prognozy powinny zawierać oszacowanie błędu

Analiza statystyczna zmienności popytu wokół średniego popytu stanowi podstawę do oszacowania błędu. Jeśli błąd prognozy rośnie z czasem i w efekcie staje się niedopuszczalnie duży, wiadomo, że trzeba albo ulepszyć proces prognozowania, albo zorganizować swój łańcuch dostaw tak, aby uwzględnić dużą niepewność.

Prognozy są dokładniejsze dla grup niż dla pojedynczych pozycji produktowych

Dokładność wzrasta wraz z wielkością grupy produktów. Posiadając kilka produktów w grupie wiadomo, że prognozy dla jednego elementu będą za wysokie, a dla drugiego zbyt niskie. Niskie prognozy zwykle równoważą wysokie prognozy, przynajmniej w sporych grupach.

Prognozy krótkoterminowe są bardziej dokładne niż prognozy długoterminowe

Im bardziej rozszerzy się prognozę na przyszłość, tym bardziej prawdopodobne jest, że jakaś zmiana nastąpi – dokładnie tak jak z pogodą.

Te zasady są w miarę uniwersalne i zrozumiałe nawet dla kogoś kto nie miał do czynienia ze statystyką. Ale czy prognozowanie może być proste skoro na popyt ma wpływ tak dużo czynników? Między innymi:

trendy
cykle
sezonowość
promocje
zdarzenia losowe

Prognozowanie w Salesforce

Przyjrzyjmy się prognozowaniu w Salesforce a potem sami ocenicie czy prognozowanie może być proste 🤔

Jak szczyci się sam Salesforce, ich moduł Collaborative Forecasts ułatwia przewidywanie przychodów i ilości ze sprzedaży.

Ale zanim wgryziemy się w ten temat musimy zdefiniować sobie podstawowe pojęcia jakimi posługuje się Salesforce¹:

Lejek sprzedaży (Pipeline) – to kompleksowy widok szans sprzedaży przedstawiciela handlowego, bez względu na to, na jakim etapie się znajdują. Obejmuje wszystko, od najnowszej perspektywy po tę okazję z piórem w ręku, gotowe do podpisania.
Prognoza (Forecast) – jest podzbiorem lejka sprzedaży i obejmuje tylko te transakcje, które mają zostać sfinalizowane w pewnym okresie, na przykład w tym kwartale.

Dane prognozy są agregowane na podstawie rekordów szans sprzedaży każdego użytkownika i kategorii prognozy na każdym etapie szansy.
Dlatego tak ważne jest zadbanie o spójność procesu sprzedażowego.

Jakie kroki są niezbędne, aby umowa mogła przejść do następnego etapu?
Czy menedżerowie produktu lub zarząd powinni zostać zaangażowani na pewnym etapie?

To tylko niektóre pytania jakie należy zadać aby zdefiniować kroki procesu od początku do końca, a następnie przekazać je całemu zespołowi sprzedaży. Można rozważyć tutaj skorzystanie z tzw. Ścieżki Sprzedaży (Sales Path²), aby automatycznie przeprowadzić przedstawicieli przez cykl sprzedaży.

Work Your Opportunities and Manage Your Pipeline

Konfiguracja

Sama konfiguracja jest dość rozbudowana i daje naprawdę duże możliwości.

Możemy zdefiniować jakie informacje będą dostępne na stronie prognoz. Informacje te mogą obejmować wszystko z Szans Sprzedaży, Grup Produktowych lub Podziału Prowizji. Dzięki temu zespół sprzedaży ma ułatwione zadanie jeśli chodzi o ocenę prognoz.

Podczas definiowania ustawień trzeba wyraźnie określić wskaźniki, które pokierują prognozami. Można wybrać przychód, ilości (produktów) lub oba w zależności od preferowanego typu prognozy.

Kluczowym parametrem jest data, w oparciu o którą budujemy prognozę. Salseforse przewidział możliwość wyboru pomiędzy Datą Zaplanowania, Datą Zamknięcia lub Datą Produktu.

W przypadku Rodzin Produktów (Grup Produktowych) musimy określić, które będą dostępne dla użytkowników.

Nie wszyscy będą mieli dostęp do prognoz. Należy wyselekcjonować tych użytkowników, prawdopodobnie członków zespołu sprzedaży i kilku członków kierownictwa. Ci użytkownicy staną się częścią hierarchii prognoz. Hierarchia ta, będzie obejmować menedżerów prognoz odpowiedzialnych za kilku podwładnych. Prognozy menedżera będą się składały ze wszystkich szacunków ich podwładnych.

W celu lepszego monitorowania prognoz, można zdecydować o utworzeniu określonych terytoriów. Menedżer prognozy jest zwykle odpowiedzialny za takie terytoria.

Natomiast dla organizacji, które używają wielu walut, ważnym krokiem jest zdefiniowanie najlepszej waluty dla swoich prognoz.

W zależności od ustawień prognoza będzie zawierać kwoty w rozbiciu na miesiące lub kwartały. Można wybrać niestandardowe lub standardowe lata obrachunkowe. Tak zdefiniowane parametry stają się ustawieniami domyślnymi jednak użytkownicy mogą zawsze dostosować zakres dat do swoich prognoz.

Licencja

Collaborative Forecasts jest dostępne od edycji Professional dla licencji w wersji Sales Cloud (więcej o wersjach i edycjach tutaj). W edycji Professional nie mamy niestety możliwości dodawania customowych pól i wykorzystania Podziału Prowizji. Ograniczenia te znikają od edycji Enterprise.

Małe Demo

Forecast Accurately With Collaborative Forecasts

A jeśli potrzebujemy nieco więcej

Być może zwykłe kategorie i prawdopodobieństwo Ci nie wystarczą? Odpowiedź jest jedna – Einstein Forecasting

Dzięki Einstein Forecasting będziesz mógł przewidywać szanse sprzedaży (okazje biznesowe) swojego zespołu sprzedażowego. Wykresy prognoz będą pokazywać przeszłe szanse zespołu i prognozy dotyczące przyszłych wyników. Widoczne będą także najważniejsze kluczowe wskaźniki wydajności, w tym³:

Einstein Prediction: prognozy Einsteina dotyczące sprzedaży Twojego zespołu w tym miesiącu
Einstein Prediction to Quota Gap: różnica między prognozą Einsteina a bieżącą wartością celu sprzedażowego
Closed to Quota Gap: różnica między zamkniętymi deal’ami a bieżącym celem sprzedażowym

A to nie wszystko. Jeszcze więcej szczegółów znajdziemy na stronie z prognozami. Widoki list pokazują kwotę prognozy Einsteina rozbitą na mediany kwoty przewidywanej dla każdego z przedstawicieli handlowych i zespołów sprzedażowych. Einstein opiera prognozy na wszystkich otwartych szansach sprzedaży z datą zamknięcia do końca danego miesiąca.

W panelu Einstein Prediction Details możemy zobaczyć więcej szczegółów związanych z szansami zespołów. Obejmują one zakres wartości prognoz, podział otwartych okazji biznesowych na różnych etapach oraz najważniejsze wskaźniki przyczyniające się do prognozy Einsteina.

Dodatkowo możemy również uzyskać dostęp do niektórych informacji prognozowania Einsteina. Korzystając z aplikacji Analytics, można zobaczyć kluczowe wskaźniki wydajności i wykres prognozy na swoim urządzeniu mobilnym.

Jak to się dzieje?

Einstein Forecasting korzysta z analizy danych i uczenia maszynowego, aby przewidzieć, ile sprzedadzą zespoły sprzedaży na koniec okresu prognozowania. Einstein analizuje przeszłe okazje biznesowe zespołu, aby stworzyć model predykcyjny. Kryteria zastosowane w analizie obejmują dane dotyczące okazji biznesowej i powiązanej organizacji, historię oraz powiązane akcje i działania. Informacje o właścicielu okazji, takie jak roczne wskaźniki wygranych, są również wykorzystywane do obliczania wyniku.
Prognozy nie są wyświetlane, gdy nie ma wystarczających danych o przeszłych okazjach biznesowych (zalecane jest co najmniej 12 miesięcy) lub gdy zakres prognoz jest zbyt duży⁴.

SalesCloud Einstein Forecasting

Nic za darmo

Tak to już bywa w świecie biznesu. Za ekstra feature’y trzeba dopłacić. W tym przypadku nie jest inaczej. Mówimy o dopłacie ekstra 50 $⁵ per użytkownik/miesiąc.
Czy dla tej jednej funkcjonalności warto tyle dopłacić?
Szczęśliwie w tej kwocie mamy do dyspozycji nie tylko Einstein Forecasting, ale dobroci Inbox⁶ i Einstein dla Sales Cloud⁷. Całościowo jest już się czym pobawić 😁

A jeśli potrzebujemy jeszcze więcej niż tylko szanse sprzedaży

I tu odpowiedź również nasuwa się sama – Einstein Prediction Builder

Einstein Prediction Builder pozwala przewidywać prawie każde pole w Salesforce. Ale co, jeśli nie masz czasu lub programistów na wdrożenie rozwiązania sztucznej inteligencji? Nie ma problemu! W najprostszej postaci stworzysz prognozy za pomocą kliknięć, a nie kodu. Einstein Prediction Builder zawiera ekrany z instrukcjami, aby wybrać obiekt, pola i rodzaj rekordów, z których sztuczna inteligencja ma się uczyć, aby budować prognozy. Nie potrzebujesz analityka danych ani naukowca, aby wnieść inteligentny wgląd i umożliwić firmie podejmowanie mądrzejszych decyzji na podstawie przyszłych wyników.

Einstein Prediction Builder działa najlepiej z pytaniami typu „tak” lub „nie” i prognozowaniem danych liczbowych. Uwzględniając to, Einstein Prediction Builder może powiedzieć na przykład, czy klient jest w stanie spłacić opóźniony rachunek za prąd. Może nawet przewidzieć, ile dni może spóźnić się klient.

Pozostaje tylko zastosować i wykorzystać wyniki prognozy w Salesforce. Możliwości sa następujące:

Dodać pole prognozy do widoku listy i sortować według wyniku.
Dodać Einstein Predictions Lightning Component do strony prognozowanego obiektu, aby zobaczyć najlepsze predyktory, które wpływają na poszczególne prognozy.
Uruchamiać zautomatyzowane przepływy w oparciu o prognozę, używając Process Builder. Na przykład wysłać zadania do opiekunów Firm z dwutygodniowym wyprzedzeniem w przypadku faktur, które mają zostać spóźnione.
Wykorzystać prognozy wraz z regułami biznesowymi w strategii Einstein Next Best Action. Na przykład możesz zdecydować o wysłaniu przypomnienia do klientów, którzy prawdopodobnie zapłacą za późno, ale tylko wtedy, gdy nie spotkali się z tobą w ostatnim miesiącu i nie są częścią okazji sprzedaży up-sell.

Jeśli chcesz zwiększyć złożoność lub dostosować prognozy, możesz użyć interfejsu API Einsteina w Apex lub Heroku. Możesz być bardziej zaawansowany dzięki ukierunkowanym grupom podzielonym na segmenty (na przykład klienci na określonym terytorium).

Shit In. Shit Out.

Pamiętaj, że Einstein uczy się na podstawie twoich danych, więc im więcej i jak najdokładniejsze, tym dokładniejsze prognozy otrzymasz.

Build AI-Powered Predictions with Einstein Prediction Builder

A ile to kosztuje?

I znów nic za darmo. Podstawowa wersja zaczyna się od 75 $⁸. I tu niespodzianka! Ponieważ teraz, począwszy od wersji Spring’20, wszystkie organizacje Enterprise Edition i wyższe mogą budować jedną bezpłatną prognozę za pomocą Einstein Prediction Builder⁹.

I na dokładkę:

e-book z przykładami prognoz jakie moglibyśmy stworzyć za pomocą Einstein Prediction Builder The big book of customer predictions
help Saleforce Einstein Prediction Builder
Einstein Platform dla administratorów

Smaczek na koniec

Od wersji Winter’20 jest już dostępny Manufacturing Cloud¹⁰. Narzędzie to CRM typowo dla producentów. Nacisk położony jest na widoczność danych, inteligentne prognozowanie Account Forecast oraz integrację z innymi głównymi produktami Salesforce. Oprócz firm produkcyjnych z Manufacturing Cloud skorzystać mogą firmy zajmujące się magazynowaniem, dostawą i dystrybucją towarów. Analizując sprzedaż i umowy, a także wyciągając spostrzeżenia z narzędzi prognostycznych, Manufacturing Cloud ma na celu przewidywanie: popytu na towary i usługi, zakłócenia łańcucha dostaw i/lub zapasów oraz potencjalne koszty związane z tymi zmianami w czasie rzeczywistym. Nie będę pisał o całości dobrodziejstwa jakie ze sobą niesie (przynajmniej nie tym razem 😉) bo trochę zaczynamy odbiegać od tematu. Wróćmy do prognozowania i funkcji Account Forecasting.

Pozwala generować prognozy dla firm na podstawie zamówień, okazji biznesowych i umów sprzedaży. Możliwe jest utworzenie formuł, aby obliczyć prognozy zgodnie z wymaganiami, zdefiniowanie powtarzającego się okresu dostosowawczego zgodnego z okresem planowania firmy, aby umożliwić wspólne zmiany w tym okresie. Po upływie tego okresu prognozy są blokowane. Następnie zablokowane wartości prognozy są wykorzystywane do planowania zapasów i operacji na nadchodzące harmonogramy.

Narzędzie to jest stale rozwijane i w Spring’20 doczekało się kolejnych udoskonaleń¹¹.

Za jakość jednak trzeba słono zapłacić. Manufacturing Cloud w edycji Enterprise zaczyna się od 225 $¹²

Salesforce Customer 360 Manufacturing Cloud Demo

END

Jak widzicie Salesforce zrobił dobrą robotę i ułożył te klocki w dość zgrabną budowlę. Zaczynając od solidnych podstaw – Collaborative Forecasts – możemy razem z naszą firmą rozwijać prognozowanie dokładając coraz bardziej zaawansowane funkcje i sztuczną inteligencję. Prognozowanie w Salesforce rules!